Grundejerforeningen Fyrgården (CVR-nr.:37097799)
Adresser: Lærkevej, Askevænget, Kastanievænget, Pilevænget og Birkevænget, 4720 Præstø
Hjemmeside: www.fyrgaarden.dk
E-mailadresse: formand@fyrgaarden.dk
For spørgsmål vedrørende foreningens behandling af personoplysninger, kan bestyrelsen kontaktes på: e-mail: kasserer@fyrgaarden.dk eller formand@fyrgaarden.dk eller tlf.: (+45) 25 85 01 21.
Formål med behandling af personoplysninger
G/F Fyrgården behandler personoplysninger alene for at varetage foreningens og medlemmernes fælles grundejerinteresser samt administrationen af foreningen, og drift af veje og fællesarealer. Oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den forpligtelse, der er tinglyst på medlemmernes grunde, til at drive en grundejerforening, hvilket er et lovligt formål, der ikke kræver samtykke. Foreningen behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde foreningens formål eller for at opfylde lovkrav.
Kategorier af personoplysninger
Foreningen indsamler som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og i sjældne tilfælde kontonummer. CPR-nummer anvendes kun i hvidvask-sammenhæng, og da kun efter aftale. Følsomme oplysninger, f.eks. om helbred, private, økonomiske eller sociale forhold, indsamles ikke, men kan blive behandlet i forbindelse med sager om ejerskifte og overtrædelse af foreningens vedtægter.
Samtykke
Foreningen indsamler kun oplysninger, som er nødvendige for at opfylde foreningens formål. Hvis foreningen ønsker at anvende andre oplysninger, f.eks. billeder fra et socialt arrangement i foreningen, vil samtykke fra de pågældende personer blive indhentet, og her har den enkelte person mulighed for at sige nej. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte bestyrelsen. Fotos på foreningens hjemmeside anonymiseres, medmindre der foreligger samtykke til anvendelsen.
Videregivelse
Vi videregiver ikke oplysninger om grundejere eller andre, som foreningen måtte have oplysninger om, medmindre der er givet samtykke, eller videregivelsen er nødvendig på grund af lovgivning eller force majeure. Bestyrelsesmedlemmer, revisorer, foreningens bank og Nets bliver nødvendigvis bekendt med foreningens personoplysninger under udførelse af deres opgaver for foreningen.
Opdatering af oplysninger
Personoplysninger, som foreningen ligger inde med, skal være rigtige. Alle bedes derfor meddele, hvis der f.eks. skiftes e-mail- adresse eller telefonnummer, sådan som også foreningens vedtægter foreskriver det.
Sletning af oplysninger
Personoplysninger slettes, når foreningen ikke længere har brug for dem, f.eks. når grund eller hus sælges, og grundejeren dermed udtræder som medlem af foreningen. Bestyrelsen har fastsat procedurer for, hvornår personoplysninger slettes. Efter udmeldelse af foreningen kan navne fortsat fremgå af foreningsdokumenter som generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater og årsregnskaber.
- Årsregnskaber og bogføring skal opbevares i mindst 5 år, men årsregnskaberne gemmes typisk længere
- Foreningens referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder slettes ikke, da de indeholder beslutninger, der fortsat kan være relevante og nødvendige at kunne dokumentere.
Sikkerhed
Det er kun bestyrelsesmedlemmer og evt. suppleanter, der til dagligt har adgang til de oplysninger, foreningen har registreret, bortset fra videregivelse i de tilfælde, hvor det er nødvendigt og dermed lovligt.
Dine rettigheder
Du har ret til efter anmodning at få følgende oplyst:
- hvilke oplysninger, foreningen behandler om dig
- hvor oplysningerne stammer fra
- hvad foreningen bruger dine oplysninger til
- hvor længe, foreningen behandler dine oplysninger
- hvem, foreningen videregiver dine oplysninger til
Vær opmærksom på, at retten til indsigt kan begrænses af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv.
Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger eller til at få oplysninger suppleret.
Du har ret til at få dine oplysninger udleveret i kopi.
Du har ret til at få dine oplysninger slettet. Retten til at få slettet oplysninger kan begrænses, f.eks. hvis oplysningen fortsat er nødvendig for at opfylde foreningens lovlige formål eller lovkrav.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Du har ret til at gøre indsigelse mod foreningens behandling af dine oplysninger, f.eks. hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller at foreningen behandler oplysningerne i strid med forordningen.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som findes på www.datatilsynet.dk.
Klage
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Foreningen forbeholder sig retten til at ændre i privatlivspolitikken.
Således besluttet på bestyrelsesmøde d. 2.september 2018.