Databehandlingsaktiviteter

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i G/F Fyrgården

Dataansvarlig er:
Grundejerforeningen Fyrgården (CVR-nr.  37097799)
Adresser: Lærkevej, Askevænget, Kastanievænget, Pilevænget og Birkevænget, 4720 Præstø

Hjemmeside: www.fyrgaarden.dk

Den dataansvarliges repræsentant
Jette Ramshøj, formand
Birkevænget 15
4720 Præstø

Telefonnummer: (+45) 25 85 01 21
E-mailadresse: formand@fyrgaarden.dk

Formål
Foreningens formål er:

  1. Drift af grundejerforeningen, herunder varetagelse af medlemmernes fælles grundejerinteresser, såvel indadtil som udadtil, samt vedligeholdelse af private veje og fællesarealer mv.
  2. Administration, herunder opkrævning af kontingenter, notering af ejerskifter og kontakt til off. myndigheder, foreningens medlemmer, andre foreninger og samarbejdspartnere.
  3. Afholdelse af generalforsamlinger og bestyrelsesmøder.
  4. Betaling af regninger og udlæg via foreningens bank, samt betaling af løn, såfremt foreningen har indgået aftale om ansættelsesforhold.

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer

  1. Grundejere.
  2. Personer, som grundejeren anmoder om at blive noteret som kontaktperson.
  3. Evt. ansatte, håndværkere og andre samarbejdspartnere.

Kategorier af personoplysninger

  1. Almindelige personoplysninger: Navne, adresser, telefonnumre, e-mailadresser, private kontaktoplysninger og kontooplysninger.
  2. Oplysninger, der ikke efterspørges, men dog af og til modtages, og som er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-numre, oplysninger om private, økonomiske eller sociale forhold og helbredsoplysninger.

Kategorier af modtagere af personoplysninger

  1. Forsyningsvirksomheder.
  2. Nets.
  3. Revisorer.
  4. Bank.
  5. Offentlige myndigheder.
  6. Grundejere og evt. pårørende, håndværkere/samarbejdspartnere, ejendomsmæglere og advokater.

Bemærk: Der finder ingen overførsel af personoplysninger sted, uden aftale med den registrerede, bortset fra de oplysninger, som bestyrelsesmedlemmer, revisorer, banken og Nets nødvendigvis bliver bekendt med under udførelse af deres opgaver for foreningen.

Tidspunkt for sletning af oplysninger:

  1. Almindelige oplysninger om udtrådte grundejere og evt. kontaktpersoner slettes efter ejerskifte.
  2. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, slettes, når behandlingsformålet er opfyldt.
  3. Oplysninger i generalforsamlingsreferater og bestyrelsesmødereferater slettes normalt ikke, da disse dokumenter indeholder beslutninger, der til stadighed er relevante at kunne dokumentere.
  4. Økonomiske bilag, herunder for betaling af regninger, udlæg og honorar, opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb.

Bestyrelsens interne regler:
Behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med bestyrelsens interne retningslinjer, som blandt andet fastsætter rammerne for bestyrelsesmedlemmers opbevaring af personoplysninger, og for overlevering af personoplysninger, når et bestyrelsesmedlems hverv ophører.

Elektronisk materiale opbevares:

  1. På sikker hjemmeside fra udbyder, ForeningLet Aps., der har ansvar for at overholde forordningen.
  2. På bestyrelsescomputer eller bestyrelsesmedlems egen computer med antivirus- og firewallbeskyttelse samt adgangskode.

Fysisk materiale opbevares aflåst.

 

Således beskrevet og godkendt på bestyrelsesmøde d. 2. september 2018